As pessoas por trás dos cadastros

Quem contrata a sua agência não é uma empresa, são pessoas. O Porquitos tem três sócios, e mandar lembrança para um e esquecer dos outros dois é pior do que não mandar para ninguém.

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   Abra a ficha do cliente e vá em Sócios e contatos

   Clique em Adicionar. Cadastre cada sócio, diretor ou pessoa que decide. Em Fornecedores, o mesmo bloco aparece ao abrir o fornecedor, com o nome de Pessoas deste fornecedor.

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   Preencha o aniversário

   O ano é opcional: pode escrever só 12/09. Quase ninguém sabe o ano de nascimento do sócio do cliente, e o alerta só precisa saber o dia.

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   Se for mandar alguma coisa pelo correio, preencha o endereço

   Fica escondido atrás de um botão para não pesar o cadastro. Quando tiver endereço e CEP, o alerta marca a pessoa com um pino, e você sabe de relance para quem dá para enviar.

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   Marque quem é o contato principal

   Só um por cliente. É essa pessoa que aparece quando o sistema precisa falar com o cliente, como no aniversário de contrato.

Na Central de Relacionamento tudo isso vira um bloco só, a Agenda de relacionamento, separada em três colunas: sua equipe, seus clientes e seus fornecedores. Ela fica longe dos aniversários da base de consumidores de propósito, porque são a mesma data e duas tarefas diferentes: uma pede lembrança e ligação, a outra pede uma mensagem.

• Sua equipe: aniversário de cada pessoa e o tempo de casa dela, contado da data de admissão.
• Seus clientes: aniversário dos sócios, tempo de parceria com a empresa e renovação de contrato.
• Seus fornecedores: aniversário de quem te atende e há quanto tempo vocês trabalham juntos.

A conta usa a data de entrada como cliente, no cadastro. Se um contrato foi refeito no meio do caminho, o tempo de casa não zera: quem tem cinco anos com você não vai ouvir "um ano de parceria". Quando existe data de fim de contrato, ela aparece junto, em âmbar.

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   Quando um cliente sai, use o botão Encerrar contrato

   Fica no alto da ficha do cliente, ao lado de Editar. Ele pede o último dia do contrato e o motivo da saída: achou caro, não viu resultado, fechou as portas, montou equipe própria, foi para outra agência. Tem um campo livre para anotar o que aconteceu.

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   O Tanos faz o resto

   O cliente passa a cancelado, a mensalidade para de ser gerada, as mensalidades dos meses seguintes que já existiam são canceladas (o que foi pago não é tocado), e ele sai da agenda de relacionamento e das cobranças. A ficha fica, com o histórico inteiro.

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   Se ele voltar, Reativar

   Na ficha de um cliente encerrado aparece uma faixa vermelha com a data e o motivo, e o botão Reativar. A mensalidade volta a ser gerada a partir do mês da reativação, e o tempo de parceria continua contando da primeira entrada.